設(shè)計(jì)觀點(diǎn):如何平衡時(shí)間緊和做不做
2011-08-26 文章來(lái)源: 深達(dá)設(shè)計(jì)
不知道是不是有從事設(shè)計(jì)經(jīng)理的朋友遇到過(guò)如下情況：
XX經(jīng)理：“這個(gè)東西，XX你跟一下？3天時(shí)間如何？”
XX設(shè)計(jì)師：“啊～～～ 我現(xiàn)在太忙了，一周吧”
一周后
XX經(jīng)理：“XX，那個(gè)東西完成了么？”
XX設(shè)計(jì)師：“誒呀～～ 太忙了 ，還沒(méi)開(kāi)始呢！我明天就開(kāi)始哈～～”
這是在設(shè)計(jì)項(xiàng)目合作中經(jīng)常出現(xiàn)的一種現(xiàn)象，有可能是設(shè)計(jì)師真的很忙，有可能是設(shè)計(jì)任務(wù)沒(méi)有排序，導(dǎo)致設(shè)計(jì)效率降低，無(wú)法突出最為緊急的需求。今天也有朋友問(wèn)到這種情況該怎么辦，首先這個(gè)問(wèn)題解決的前提是設(shè)計(jì)師的主觀態(tài)度是好的，即他是一個(gè)積極、有一定能力、不拖拉的人，過(guò)多的任務(wù)消耗掉的是整體的項(xiàng)目時(shí)間，而非單純的設(shè)計(jì)品質(zhì)。那么“時(shí)間緊”和“做不做”這個(gè)問(wèn)題如何平衡呢？至少有以下幾點(diǎn)可以參考下：
1. 對(duì)目標(biāo)時(shí)間進(jìn)行調(diào)整
如果在項(xiàng)目初期的開(kāi)工會(huì)上沒(méi)有具體設(shè)計(jì)師參與的話，那么對(duì)于設(shè)計(jì)部分的時(shí)間一般都會(huì)被無(wú)情的壓榨，多數(shù)產(chǎn)品經(jīng)理（特別是沒(méi)有任何技術(shù)背景的）對(duì)于設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)等環(huán)節(jié)的具體工作時(shí)間都是兩眼一抹黑，所以非常容易想當(dāng)然的說(shuō)出“兩小時(shí)夠不夠？”，“這個(gè)應(yīng)該很快吧！”，“照著抄也要這么久？”，“不就是換個(gè)顏色嗎！”等等豪言壯語(yǔ) — 仿佛在告訴設(shè)計(jì)師“老子也是懂的”這個(gè)潛臺(tái)詞。實(shí)際上呢，關(guān)于設(shè)計(jì)時(shí)間的評(píng)估一直是一個(gè)難題。
解決問(wèn)題的基本思路是，關(guān)于該項(xiàng)目的目的首先要確定，究竟是以設(shè)計(jì)品質(zhì)為標(biāo)桿，還是以時(shí)間進(jìn)度為標(biāo)桿 — 如果是以品質(zhì)為標(biāo)桿，那么在可以接受的時(shí)間內(nèi)，應(yīng)該無(wú)條件的完成產(chǎn)品的設(shè)計(jì)上的品質(zhì)要求；如果是以項(xiàng)目時(shí)間為標(biāo)桿，那么可以?xún)?yōu)先解決產(chǎn)品中最緊急的問(wèn)題，然后在下一次的升級(jí)版本中繼續(xù)完善設(shè)計(jì)的部分。一個(gè)項(xiàng)目中，關(guān)于設(shè)計(jì)交付的里程碑管理是非常重要的，它可以合理的控制設(shè)計(jì)階段的工作時(shí)間，避免過(guò)多的項(xiàng)目撞車(chē)，并留出給設(shè)計(jì)師思考的時(shí)間。
如果項(xiàng)目不是那么急，我建議可給設(shè)計(jì)師多留一點(diǎn)點(diǎn)時(shí)間，并規(guī)劃好評(píng)審會(huì)議與交付件的內(nèi)容，目標(biāo)時(shí)間應(yīng)該以一個(gè)具體周期（比如一周）作為檢查反饋的坐標(biāo)，而不是整個(gè)設(shè)計(jì)階段結(jié)束后才開(kāi)始找設(shè)計(jì)師要東西。讓設(shè)計(jì)師自己提出一個(gè)合理的時(shí)間，設(shè)計(jì)經(jīng)理幫助協(xié)調(diào)資源（設(shè)計(jì)經(jīng)理本人應(yīng)該清楚具體設(shè)計(jì)內(nèi)容需要的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)間）是比較合理的。
2. 團(tuán)隊(duì)壓力分解
一個(gè)流水型合作的設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)中，最容易出現(xiàn)的情況就是一部分人很忙，一部分人很閑，并不斷交替著，這是由于“能者多勞”的思想存在，也包括團(tuán)隊(duì)人員的結(jié)構(gòu)和水平過(guò)于單一，缺乏協(xié)作的基礎(chǔ)。當(dāng)面對(duì)一個(gè)設(shè)計(jì)師的工作量太飽和的時(shí)候，團(tuán)隊(duì)中的其他成員應(yīng)扮演起救火隊(duì)的角色，根據(jù)項(xiàng)目的需要進(jìn)行工作量調(diào)整，這是一個(gè)團(tuán)隊(duì)氣氛良好的體現(xiàn) — 雖然在比較正常的流程中這種情況很少，但也不是不會(huì)出現(xiàn)。
除了設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)內(nèi)部處理外，比如產(chǎn)品，采購(gòu)，開(kāi)發(fā)等配合部門(mén)，也需要建立起共同減壓的責(zé)任，在開(kāi)發(fā)中多加一個(gè)特效的組件，也許就能節(jié)約設(shè)計(jì)師3-4個(gè)小時(shí)的制作過(guò)程，這稱(chēng)之為團(tuán)隊(duì)的整體減壓，作為部門(mén)之間的配合，要點(diǎn)就是足夠的敏捷和互助的精神，而產(chǎn)品經(jīng)理比較重要的日常工作就是幫助大家樹(shù)立這種精神。
另外目前流行的跨部門(mén)的小組方式，其中最有效率的做法就是每個(gè)部門(mén)不同的人應(yīng)該坐到一起辦公，而不是所有的文件和溝通都依賴(lài)郵件，有時(shí)候?qū)T工具的過(guò)于重視正是時(shí)間壓力的來(lái)源。
3.避免工作價(jià)值的稀釋
你也許沒(méi)有想過(guò)，產(chǎn)品經(jīng)理關(guān)于“十分緊急”的那些工作，也許根本沒(méi)有任何價(jià)值可言，設(shè)計(jì)師在項(xiàng)目中永遠(yuǎn)會(huì)對(duì)最緊急，最重要的部分有著天生的敏感，他們總是可以分辨哪些工作做了后也是會(huì)修改的，哪些設(shè)計(jì)提交后也肯定是會(huì)被打回來(lái)的，哪些經(jīng)理是按照個(gè)人喜好做無(wú)用功的。因?yàn)樽鳛轭I(lǐng)導(dǎo)發(fā)號(hào)施令真的太簡(jiǎn)單了，有時(shí)候可能連郵件都不用自己寫(xiě) — 高層直接將需求和客戶(hù)的要求發(fā)出郵件給你，你作為一個(gè)中層自己把郵件轉(zhuǎn)給設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)。越容易發(fā)出的命令，越可能造成障礙，因?yàn)榘l(fā)出需求前領(lǐng)導(dǎo)們往往缺乏思考和判斷，沒(méi)有做好模糊信息的過(guò)濾 — 導(dǎo)致一些無(wú)聊的事情被反復(fù)加載到項(xiàng)目過(guò)程中，比如：一些評(píng)審文檔的全員簽字，作為較為緊急的項(xiàng)目，這個(gè)簽字的部分應(yīng)該控制在2-3人之內(nèi)，剩余不重要的決策人都需要在這個(gè)環(huán)節(jié)裁剪掉。
無(wú)用功的工作內(nèi)容，就是最容易造成設(shè)計(jì)師反彈的事情，任何一次修改都會(huì)或多或少帶來(lái)設(shè)計(jì)師之前工作的稀釋?zhuān)驗(yàn)樵O(shè)計(jì)時(shí)間耗費(fèi)了，卻沒(méi)有得到認(rèn)同。如果你的需求一直在處于不確定的狀態(tài)中，那么設(shè)計(jì)師建立起來(lái)的心理模型就是：“反正改了，下次又變了，需求沒(méi)有譜，暫時(shí)先不做” — 你就會(huì)聽(tīng)到“現(xiàn)在太忙了”等說(shuō)辭，關(guān)于太忙的潛臺(tái)詞是“有比你的需求更重要的事情”，“你的需求不是這么重要”。為什么不重要呢？提出需求的一方應(yīng)該先捫心自問(wèn)。
4. 工作能力的評(píng)估和提高
好了，下面要說(shuō)設(shè)計(jì)師自身的問(wèn)題了，有部分設(shè)計(jì)師確實(shí)是缺乏效率的，也沒(méi)有自我的時(shí)間管理。在分不清楚哪個(gè)更重要的時(shí)候，設(shè)計(jì)師應(yīng)該找產(chǎn)品經(jīng)理或者項(xiàng)目經(jīng)理要一份項(xiàng)目的優(yōu)先級(jí)列表，對(duì)應(yīng)上面的數(shù)據(jù)來(lái)安排自己的工作。設(shè)計(jì)經(jīng)理的作用是評(píng)估設(shè)計(jì)師的設(shè)計(jì)能力，并針對(duì)性的進(jìn)行設(shè)計(jì)培訓(xùn)、指導(dǎo)、監(jiān)督、組織評(píng)審。因此設(shè)計(jì)經(jīng)理在很大程度上也應(yīng)該參與到項(xiàng)目中，跟隨目前設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)的進(jìn)度，了解最新的技術(shù)手段、行業(yè)資訊、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手情況。
對(duì)于設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)來(lái)說(shuō)，除了團(tuán)隊(duì)凝聚力的培養(yǎng)外，技術(shù)層面上，關(guān)于如何設(shè)計(jì)出更有質(zhì)量的作品不是在第一位的，一個(gè)團(tuán)隊(duì)的工作能力最重要體現(xiàn)在整體的效能，對(duì)流程的優(yōu)化，對(duì)彈性需求的快速反應(yīng)，以及跨部門(mén)合作時(shí)候的溝通能力。很多設(shè)計(jì)師為了避免與其他“強(qiáng)勢(shì)”部門(mén)溝通，通常采用消極的態(tài)度，一是悶聲不吭氣，二是非暴力不合作 — 反正你們急起來(lái)，也得聽(tīng)我的吧。這個(gè)心理博弈中，就會(huì)無(wú)形損耗掉時(shí)間和設(shè)計(jì)的品質(zhì)，最后出現(xiàn)設(shè)計(jì)師磨洋工的情況。
一般體制內(nèi)的設(shè)計(jì)師都是被動(dòng)提高的標(biāo)本，沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)的要求和經(jīng)理的指導(dǎo)，不太會(huì)想去主動(dòng)提高，干多少活拿多少錢(qián)，成為一種無(wú)意識(shí)狀態(tài)。也許這不單單是設(shè)計(jì)部門(mén)的問(wèn)題，也廣泛存在于其他各類(lèi)部門(mén)中，所以我們會(huì)看到踢皮球，甩包袱的事件一再發(fā)生，所謂的部門(mén)會(huì)議也是一直在扯皮中消耗時(shí)間。
5. 激勵(lì)改善工作態(tài)度
如果不幸，團(tuán)隊(duì)中真的有缺乏積極性的設(shè)計(jì)師存在的話，那么問(wèn)題就轉(zhuǎn)移到如何改善工作態(tài)度上來(lái)了，被辭職當(dāng)然是不好的方法，作為設(shè)計(jì)師誰(shuí)不想干得漂亮一點(diǎn)呢？建立一些激勵(lì)的措施，在不同工作量時(shí)給予不同的獎(jiǎng)勵(lì)，是的，設(shè)計(jì)作品不能單純的采取計(jì)件的方式，但是在質(zhì)量OK的前提下，計(jì)件也不是什么見(jiàn)不得人的方式。
做8小時(shí)產(chǎn)出一個(gè)作品，和做8小時(shí)產(chǎn)出三個(gè)作品，如果工資都是一樣的話，就容易出現(xiàn)大鍋飯情節(jié)，沒(méi)有區(qū)別對(duì)待的作品，也就沒(méi)有區(qū)別對(duì)待的工作，時(shí)間在這里成為了裝飾 — 沒(méi)有有效的提高設(shè)計(jì)的品質(zhì)，這根本上還是設(shè)計(jì)師的設(shè)計(jì)意愿問(wèn)題。如果單純的“時(shí)間緊迫”，可以通過(guò)各種方式來(lái)扭轉(zhuǎn)，改變，協(xié)調(diào)，甚至妥協(xié)，而如果出現(xiàn)“就是不做”的情況，那么就是工作態(tài)度上有一些沒(méi)有關(guān)心到的部分。可惜的是，我們的人力資源部門(mén)往往很難考慮到這個(gè)層面，他們也不曾在意過(guò)設(shè)計(jì)師和高級(jí)設(shè)計(jì)師之間有何差別。
最后，忙還是不忙需要根據(jù)情況來(lái)看，成果是一切的證明，在項(xiàng)目的里程碑上總會(huì)留下一筆，而做還是不做，需要根據(jù)人來(lái)分，你要的未必是我能給的，我給的不一定是你想要的，那么還有做的必要么？
